テレワーク化・移動制限の中で、【クラウド化】というトピックが再び注目を集めています。
一方、「正直クラウドの何が良いのかまだピンとこない」「いろいろあり過ぎて、何を基準に選べばいいのかわからない」と感じている方もいらっしゃるのではないでしょうか。

そこで今回は、クラウド化が実現すること、そしてクラウドソフト選定のポイント7つを解説します。

前提：全ては『何を実現したいか』から

まずはいま業務の上で変えたいと思うこと、もしくは新たに実現したいことを思い浮かべてみてください。
この時、クラウドという言葉はいったん忘れましょう。何故なら【クラウド化】はあくまで考えうる手段のひとつに過ぎないからです。
手段にとらわれず、『何を実現したいか』を常に正とする方針が、最終的には導入ソリューションの効果を最大限に引き出してくれます。
＜関連記事＞：システム導入のポイント「1. 目的の明確化：システムは手段であって目的ではない」

ここからは『実現したいこと』に対して、クラウド化が最適な解かどうかを考えていきます。

クラウド化は何を意味するか 

クラウドソフト導入の主要素は、下記2点に集約されます。

①場所・時間を問わない業務体制づくり（例：テレワーク化、海外拠点の"見える化"）

②メンテナンスの外部委託（例：バージョンアップの自動化、セキュリティレベルの一定化）

これらが『実現したいこと』に対してメリットならば、クラウド化を検討する意義があると言えます。反対に、これらが『実現したいこと』に対してメリットでない場合は、クラウド化が最適解ではないのかもしれません。
実際にクラウド化を検討している企業にアンケートをとった(*)ところ、「テレワーク化推進のため」「海外の拠点に行けないから」「サーバーメンテナンス、バージョンアップ、セキュリティの担保にコストをかけたくないから」が回答の64%を占めました。

*2020年8月 日系企業のアジア現地法人における管理の実態調査(回答受付および結果レポートの進呈は終了しています。)

ところで、これだけだと「メリットはありそうだけど懸念がある」と思われる方もいらっしゃるかと思います。また、「クラウド化がメリットだとして、どれを選べばよいか分からない」という問いもまだ残っています。

そこでここからは、懸念・リスクを回避するため、また数多あるクラウドソフトの中から目的に合うソフトを選び出すために考えたいポイントを、7つご紹介します。

クラウドソフト検討　7つのポイント

①適用する業務領域・範囲(スコープ)

多くのクラウドソフトでは機能の範囲を選んで利用することが出来ます。いまの業務のどの部分をクラウド化すれば『実現したいこと』が達成できるかを検討すれば、どんな機能が必要なのか整理できます。

(例) 紙ベースの請求書発行に手数がかかってミスが多い。また、在宅勤務が出来ない。これを解消したい。⇒請求書発行をペーパーレス化できるクラウドソフトを検討

②ソフトの利用者

仮に導入した場合、「実際に誰が使うのか」を考えてみましょう。さらに「どこで、どの業務を行うために使うのか」と実際の使用イメージを具体化していきます。
(例)経理担当者が、自宅で、複数拠点の財務諸表を参照・会計仕訳を承認する

このように考えていくと、「利用者にとっての使い勝手はどうか？」「サポートデスクは利用者ときちんと連絡が出来るか？」など、確認したいポイントも明確になっていきます。

③サービスの継続性

先に言及した通り、クラウド化には「メンテナンスの外部委託」という一面があります。
ある日突然サービスが停止してしまうリスクを避けるため、サービスの提供元が盤石な体制であることを確認しましょう。

④セキュリティ・アクセスコントロール

クラウド化に踏み切れない方の中には、セキュリティ面の懸念を挙げられる方が少なくありません。
クラウドを提供する事業者の多くは、一般企業では投資しきれないほど膨大な人手・お金をかけてセキュリティを担保していますが、ソフトだけでなくクラウド自体がどれだけ安全かという点もポイントです。

⑤実績・事例

自社と似た業種業態、規模の企業が、似た動機で導入した事例を探してみましょう。⑥導入～稼働までのステップ・期間や⑦費用対効果がよりイメージしやすくなります。
また、導入社数が多いということは、③サービスの継続性を担保する材料でもあります。

⑥導入～稼働までのステップ・期間

いつから稼働させたいのかを念頭に置き、その実現可能性を評価しましょう。

提供元に導入～稼働までのステップを確認し、誰がどのステップで何をするのか・各ステップでどれだけの工数を要するかを見積ります。

⑦費用対効果

単に「価格」ではなく、「費用対効果」で見積もることをおすすめします。
いくら月々の利用料や導入コストが低くても、『実現したいこと』が達成できなければ(少額といえども)投資が無駄になってしまいます。
(例) 業務を効率化したい⇒現行の業務でかかっているコスト(誰がどれだけ時間をかけて行っているか)、同じ業務をクラウドソフトで行った場合のコストを比較

実践編：クラウド会計&ERPサービス GLASIAOUS(グラシアス)の場合

最後に、上記7つのポイントをおさえたクラウドソフトの検討を、クラウド国際会計&ERPサービス GLASIAOUSを例にとって実践してみました。

以下では『実現したいこと』＝海外拠点のリモート管理強化と仮定しています。

①適用する業務領域・範囲(スコープ)

クラウド化したい業務全体を図にしてみると、必要な機能が分かりやすくなります。また、自然と利用者が誰なのかも整理できます。

ここでは、海外子会社の受発注・売上・会計仕訳を遠隔で承認できる体制を構想しています。

GLASIAOUSは一般会計・債権債務に加え、販売購買/在庫モジュールも提供しているクラウドERPです。
＜機能範囲・構成図はこちら＞

「承認」プロセスを必要な個所に組み込む機能、売上伝票から請求書(インボイス)を発行する機能、
さらに会計事務所のサービスと組み合わせた利用ができる点も特長です。
＜詳しくはこちら＞

②ソフトの利用者

それぞれの利用者は下記のような使い方をすることになります。ここには、複数の国で・言語や習慣の異なる利用者が混在しています。
・海外子会社の営業担当が、現地で、売上入力⇒請求書を発行する

・本社の経理担当者が、日本(の自宅でも可)で、海外子会社の財務諸表を参照・詳細へドリルダウン・承認する

・海外子会社の責任者(一時帰国中)が、日本(の自宅でも可)で、取引先別/品目別に売上の粗利益を参照・承認する

・海外子会社で記帳委託をしている先のスタッフが、現地で、会計仕訳を参照・会計締めを行う

GLASIAOUSは7か国語・多通貨(無制限)・複数会計基準に準拠したクラウドサービスです。
また、扱うデータ量の多い記帳代行の基盤として会計事務所でも利用されています。
このため、様々な文化圏の方が効率よく使えるインターフェースが用意されています。

(例1. 出力)

(例2.入力)

③サービスの継続性

GLASIAOUSは、ビジネスエンジニアリング(株)(東証一部上場)先が20年以上自社開発・提供するソフトをクラウド上で提供しています。
また会計事務所をはじめとするGLASIAOUSコンソーシアム会員が、世界各国でGLASIAOUSをつかったサービス展開をしています。
＜GLASIAOUSコンソーシアム会員はこちら＞

④セキュリティ・アクセスコントロール

GLASIAOUSのクラウド基盤はMicrosoft Azureです。

また、メニュー毎のアクセス権限・参照/更新/承認権限の割り当てをユーザ毎にコントロールできますので、
各利用者に必要なメニュー・権限だけを開放することで、内部統制の強化にも貢献します。

⑤実績・事例

下記のような事例が公開されています。
・テレワーク、外資系　　　　　　　　　　：ピーロート・ジャパン様
・グループでのクラウド一本化　　　　　　：グローバルイノベーションコンサルティング様
・日本から海外拠点の会計統制(モンゴル)　：TECRA様

・複数拠点のERP活用　　　　　　　　　　：大塚製薬様

27の国と地域で、1,100社超に利用されるクラウドサービスとして、
その他にも現地のシステムを置き換えないスモールスタートの"見える化"(モニタリング)の実績もあります。

⑥導入～稼働までのステップ・期間

GLASIAOUSの一般会計(スタンダードパック)利用の場合、最短5日程度でご利用を開始していただけます。
上記に要件定義・業務フロー構築は含まれておりませんが、①②の検討が出来ていれば比較的短期間で導入・稼働が実現できます。

⑦費用対効果

月々の料金に加え、定量的にどれだけ業務を効率化できるかがカギです。
GLASIAOUSは月額29,800円から使えるクラウドソフトです。
データ量の多い会計事務所事例を参考に、導入の効果をぜひシミュレーションしてみてください。

・会計事務所(外資系への記帳)　　　　　　：JCタックス&JCアカウンティング様「レポート作成時間はわずか10分、月初の残業時間はほぼゼロに」
・会計事務所(日系海外拠点への記帳)　　　：辻・本郷税理士法人様「タイ現地法人の財務状況を把握したい顧客企業をサポート」

・会計事務所(複数拠点での分業・リモートでのワークシェアリング)：BDO税理士法人様「乱立した会計ソフトを統合して業務効率化と標準化を加速 クラウドを活かした東京と北海道の分業体制も」

ウィズコロナの海外マネジメント・テレワークにはGLASIAOUS！

いかがでしたか？

GLASIAOUSは海外に直接赴けない中での海外マネジメント、またテレワーク化を実現するクラウドサービスです。
『実現したいこと』が上記にあてはまる方は、ぜひお気軽にお問い合わせください。

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下記記事では、実際の画面イメージを交え、具体的な実現イメージをご紹介しています。
あわせてご参照いただけましたら幸いです。
★ウィズコロナの海外マネジメント：【DL資料あり】新型コロナが海外ビジネスにもたらす課題2つ・その解決策とは？

★テレワーク化：【メディア掲載】日経MOOK「テレワーク成功の秘訣」にGLASIAOUSが掲載されました

(執筆：ビジネスエンジニアリング　大西)