海外現地法人システム導入　３つのポイント

コラム

2020.10.05

海外システム導入を行う際に考えるべき３つのポイント
一つの選択肢としてGLASIAOUS(グラシアス)はいかがでしょうか？
GLASIAOUSから始める、海外拠点管理検討

皆様の海外現地法人のシステム導入状況はいかがでしょうか？

取りうる選択肢は主に下記の三つかと思います。

①一律で同じシステムを導入する

②規模や地域毎にシステムをそろえて導入する　　

③各国それぞれで導入を行い、月次報告データを集計する　　　　　　　　

①や②の選択肢を選ぶ場合は、日本国内で利用する基幹システムと違って、下記のような要因で難しさがあるのではないでしょうか？

　・言語が違う

　・従業員が定着しない

　・企業規模が各拠点でバラバラ

　・各国独自の税制がある

　・文化が異なる

　・現法駐在社長と日本本社の関係性からシステム導入を進められない

　　　etc…

上記のような障壁は確かに存在しますが、障壁を乗り越えた先には享受できるメリットも大きいと考えています。

具体的には海外のシステム導入を本社様で関与し推進することで、海外現地法人の情報取得精度/粒度を合わせることができます。

また、本社様が関与することでリソース負荷を分散でき、現地法人様では主たるミッション(売上拡大等)により集中する事ができます。

本社様からタイムリーに情報取得が行う事ができれば、意思決定の効率化を実現できれば、翌月末に突然出てくる海外現地法人の実績値で、うれしくないサプライズを味わうことも無くなります。

業務フローを整備することで、”人”に依存せず不正や誤謬を防ぐ安定的な業務基盤を実現することも可能です。

本稿では海外システム導入を行う際に考えるべき３つのポイントについてご紹介をさせていただきます。

実際のシステム導入時は、皆様それぞれの企業理念/規模/業種/業態/対象国によって抑えるべきポイントは異なってきますが、少しでも皆様の参考になれば大変嬉しく思います。

海外システム導入を行う際に考えるべき３つのポイント

1．目的の明確化：システムは手段であって目的ではない

システム導入自体が目的と化している案件は、目的に則した取捨選択が行えず、導入がうまく進められないだけでなく、導入後の効果の測定も行えません。

システム導入はあくまで目的の実現手段であり、目的を明確に規定する必要があります。

(例)

・海外現地法人の業務フローを統一して、タイムリーな販売/在庫情報を全世界どこからでも確認できるようにする。グループ企業間で販売/在庫情報の確認に掛けていた時間を削減し、コア業務へ集中できるようにする。

・発注時、売上時の承認を通して、内部統制を強化する。また、実業務から自動的に会計記帳を行えるようにして、会計記帳の正確性と効率を高める。

・グループ間で財務分析の粒度を合わせて、全世界の月次報告が横並びで翌月６営業日までに作成できるようにする。

・二重入力を廃止して、現法業務の効率や正確性を高める。

海外現地法人のシステム導入は相対的には日本のシステム導入より小さくなるため、目的の明確化があいまいになりがちです。

海外国内関係なくシステム導入時の最重要ポイントですが、特に海外現地法人へのシステム導入の際にも意識していただく必要がります。

そのためには「現状の海外現超法人での運用」をよく知ることも重要です。

例えば下記のような内容は事前に把握したうえで、目的とのすり合わせを行う必要があります。

・本社報告の方法、タイミング

・現地法人の利用している仕組み(システム)

・業務と会計の連携

・現地の要件：PO、請求書(Invoice)、パッキングリスト、消費税(VAT、GST)

・オペレーターの人数や月次のInvoice枚数

・現在の現地オペレーションフロー

2．導入体制：グローバル管理要員を育てる最適の機会

上述の通り海外現地法人へのシステム導入は、現地法人規模とは別の要因で難しさがあります。

10人程度の販社で、オペレーションフローがシンプルな場合でも、国の要件が複雑なだけで難易度は高くなってしまいます。

そのような中で、ナレッジを蓄積させ、導入中に発生する問題に正しく対応するため、自社内でタスクチーム的に「導入メンバー」を規定する必要があります。

海外現地法人へのシステム導入では海外各国のナショナルスタッフや駐在員社長とのやり取りはもちろん、一つの法人内でのオペレーションをすべて確認することになります。

また、各国の要件が異なる中で海外現地の会計事務所と税法上の要件確認などを行う機会も発生します。

上記のような業務を通し、かつ各国の社員との人間関係を構築できるため、海外現地法人へのシステム導入は「グローバル管理要員」を育てる最適の機会にもなります。

実際に日本本社側の導入責任者の下に、若手・中堅メンバーをアサインいただき、その方が現地法人のナショナルスタッフの方と関係を築くことで、導入がうまく進むことは多いです。

また、海外出張に一度も行ったことのなかった方が、全拠点への導入を通じて、海外現地法人管理のソフトな面でのキーマンになったケースもあります。

案件規模やリソースの問題で「専任」することが難しい場合でも、システム導入成功のための重要な要素であり、かつグローバル人財育成の観点からも、明示的に「担当者」をアサインすることが大切です。

3．Win-Winの関係性構築：現地法人を動かす

導入した仕組みを日常的に利用するのは、現地法人の駐在社長やナショナルスタッフです。

導入プロジェクトの成否は彼らの関与度合いに大きく左右されるため、日本側の導入担当者は良い関係を築く必要があります。

ただし、彼らの意見にだけ耳を傾けると各法人独自で運用を進めてしまい、当初の目標を達成できないリスクも発生します。

関係性を良くしながら、全ての意見を聞きすぎないようにするためには、以下のような方法が大事です。

・プロジェクトの目的を共有する

ここでは「本社の決定」という強めの言葉を用いても良いと考えています。

全社的な目的を現法社長やマネージャーのみならず、現場のナショナルスタッフにまで伝えることが重要です。

・現地法人のメリットも説明する

上記の全社的な目的と並行して、現地法人側のメリットも明示をする必要があります。

システム導入することでどのようなメリットがあるかをナショナルスタッフの方が認識しているか、していないかで導入への姿勢が変わってきます。

・出張時のお土産は大事

このようなソフトな交流の効果は決して馬鹿にできません。

ただお菓子の箱を買っていき、現地法人社長へ渡すだけではなく、例えばお菓子をコンビニで小分けで買って、案件に関与するナショナルスタッフ一人一人に手渡ししてみてください。

言葉が通じなくても、その際に身振りであいさつをしてみてください。

きっとナショナルスタッフは皆様の名前を憶えて、皆様からの依頼事項を前向きにこなしてくれます。

・優先度を明確化する

「この業務ができないといけない」「このようなイレギュラーケースはどのように処理するのか？」

導入が始まって初めて発覚する話は必ず存在します。

例えば、年一回手作業で２時間程度の業務の為に、何十人月もの工数を掛けて実装をして、導入プロジェクト自体の進捗が遅れてしまう場合、

「仕組みを実装する」のが正しい対応ではないかもしれません。

その際には優先度を検討/明示して「一旦は手作業で対応し、システム安定化後の強化フェーズで実装を検討する」等の選択肢を念頭に置いておく必要があります。