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【活用事例】レポート作成時間はわずか10分、月初の残業時間はほぼゼロに /永峰・三島会計事務所

2019.10.08
永峰三島会計事務所

【GLASIAOUS活用事例】

「外資顧客企業の税務・会計処理をGLASIAOUSに統合
レポート作成時間はわずか10分、月初の残業時間はほぼゼロに
」/永峰・三島会計事務所

事例概要

日本に進出する外資系企業の日本法人に税務・会計サービスを提供する永峰・三島会計事務所では、ビジネスエンジニアリング(B-EN-G)のクラウド型国際会計アウトソーシングサービス「GLASIAOUS」を導入した。顧客企業の記帳をGLASIAOUSで行い、税務・会計のアウトソーシングサービスを提供することで、業務の効率化や属人化の防止を実現している。

導入のポイント

(改善点)
会計処理の一元化と時間短縮/業務の標準化による属人性の排除/分散処理で残業時間をほぼゼロに/月次レポートの作成が2時間から10分に

(導入のポイント)
多言語、多通貨への対応はもちろん、クラウド対応を評価してGLASIAOUSの採用を決定。税務・会計サービスを提供する基盤としての会計システムを使用することで、属人的な働き方から、誰でもすぐに対応できる体制を構築。不明点の問い合わせや機能の改善・追加などに、迅速に対応できるサポート力も高く評価している。

導入前の課題

○多いときには約10種類の会計システムにデータを入力しなければならず、習熟に時間がかかるだけでなく、業務が属人化していた
○月次レポートを日本語から英語に翻訳する必要があり、翻訳作業の負荷が高かった
○英語の会計システムを使うことも検討したが日本の消費税や源泉所得税などへの対応が困難だった

導入後の効果

●一部の顧客企業の会計システムを統一できたことで作業が効率化。10種類使っていた会計システムの数を半減できた
●約2時間かかっていた月次レポートの作成と翻訳を10分程度に短縮した
●5人チームで月初に必ず発生していた残業が3人のチームでほぼゼロになった


導入事例インタビュー

~多言語、多通貨、クラウド対応を評価して採用を決定
  国産会計システムよりも使いやすい とスタッフからも高評価~

顧客への税務・会計サービスに多数の会計システムを使用しており負担が増加

 永峰・三島会計事務所ではこれまで、ある国産会計システムを使って外資系企業向けに会計・税務のサービスを提供していた。しかしその国産会計システムは日本語にしか対応していないことから、顧客企業向けの月次レポートを日本語で作成し、その後、英語に翻訳することが必要だった。会計グループ パートナーの西進也氏は、「月次レポートとして、財務データをExcelデータとして提供するだけで済む顧客企業もありますが、半分以上の顧客企業は、英語に翻訳したレポートを提供する必要がありました」と語る。

 また、顧客企業が指定した英語のインターフェースの会計システムに、担当スタッフがデータを入力し、入力されたデータを自由に活用したいという要望も多かった。そのため、多いときには、約10種類の会計システムにデータを入力しなければならなかった。複数の会計システムを使う場合、習熟に時間がかかるうえ、操作を覚えたスタッフを簡単にほかの業務へ変更できないことも課題だった。西氏は、「属人的な働き方から、誰でもすぐに対応できる柔軟な働き方への改革も必要でした」と話す。
 こうした課題を解決するために同事務所が採用したのがGLASIAOUSだ。選定のポイントについて西氏は次のように振り返る。

 「月次レポートを英語に訳したり、複数の会計システムを使ったりすることなく、組織の強さを発揮できる環境を実現したいと思っていました。英語の会計システムを使うことも検討しましたが、日本の消費税や源泉所得税などへの対応が困難です。そうした中で2015年ごろ、B-EN-Gの担当者から紹介され、GLASIAOUSの存在を知りました。多言語、多通貨の対応はもちろん、クラウド対応するということを聞いて採用を決めました
 同事務所では、新規でサービスを提供する顧客企業から、GLASIAOUSの利用を開始。現在、顧客企業から会計システムの指定がなければGLASIAOUSを使ってサービスを提供しており、現在、約100社で利用している。

レポート作成時間を大幅に短縮 必ず発生していた月初の残業もゼロに

GLASIAOUSを導入したことで、永峰・三島会計事務所ではさまざまな効果を実感している。これまで同事務所は、提出するExcelレポートのフォーマットが顧客によって異なっていたため、複雑なものを求める顧客に対しては、レポートの作成に1 ~ 2 時間はかかっていた。しかしGLASIAOUS導入後は、データを入力して顧客企業に報告のメールを送信するだけで作業が終了するため、2時間の作業を10分程度に短縮することができた。

 「会計処理全般にいえることですが、スタッフが欲しいタイミングで、必要なデータがすべてそろうことはほとんどありません。これも忘れた、あれも忘れたということで、あとから顧客が経費や売上情報を提出してきます。そのため、都度レポートの作り直しが必要でした。一方でGLASIAOUSでは、システム上でデータを見てもらえばよいので、『取引データを追加したので、再度データを確認してください』という連絡をするだけで済みます」(西氏)

 また、国際税務グループ シニアスタッフの滝田光大氏も導入の効果について次のように説明する。
 「売掛金や買掛金も、以前は入力の分担ができませんでしたが、手の空いているスタッフに入力を頼むことができるようになりました。処理が標準化されたことで、属人化も解消されました。以前は、5人1組のチームで月初には必ず残業をしていましたが、いまでは3人のチームで、残業はほぼゼロです
 こうした業務効率化はGLASIAOUSの機能面によるところも多い。「国産の会計システムでは、円単位でしか金額を入力できませんでしたが、GLASIAOUSでは、円でも、ドルでも、ユーロでも、バーツでも入力できるので、処理が非常に簡素化されます」と滝田氏。さらにその使い勝手についてもこう続ける。
 「最初の設定には少し時間がかかりましたが、1度設定してしまえば簡単に使えます。スタッフも、いまでは国産会計システムよりGLASIAOUSの方が使いやすいと話しています。なおB-EN-Gのサポートに関しては、不明な点があったときに問い合わせをすると、すぐに対応してもらえるので非常に満足しています」

使っていた会計システムの数は半分に さらなる活用の用途も計画

GLASIAOUSを導入したことで、会計・税務業務そのものの効率化はもちろん、これまで顧客ごとに使い分けていた会計システムの統一化が進んだことも大きなメリットだ。これまで、多いときで10種類近く使い分けていた会計システムの数は、今では半分にまで削減されている。さらに今後は、別のサービスの基盤にもGLASIAOUSを活用する計画だという。その1つが支払代行のサービスだ。
 「2020年までに支払代行をGLASIAOUSに実装できれば、現在2つの業務フローで行っている処理を1つに統合できるので、デジタル化のメリットを享受できます」と西氏は期待を示す。さらに「立替経費の精算をスマートフォンのカメラで撮影し、OCR機能でGLASIAOUSに直接入力できる機能が搭載されることも期待しています。これにより、スタッフが経費処理に時間を費やすこともなくなり、作業負荷を軽減できます。こうした機能強化や今後のサポートも含め、B-EN-Gに期待しています」と話している。

導入企業概要

●永峰・三島会計事務所
 ○設  立: 1989年9月16日
 ○従業員数:71名(2019年9月1日現在)
 ○加盟会計団体: Praxity
 ○事業内容 :外資系インバウンドサービス、国際相続をサービスとして提供
 ○企業webサイト:https://nagamine-mishima.jp/

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